Hoteller & Konferencecentre SPECTRA Hotel & Konferencesystem omfatter en komplet samling af integrerede programmoduler, der håndterer reservation af værelser, lokaler, ressourcer, AV-udstyr og forplejning i form af standard eller individuelt sammensatte arrangementer med tilhørende opgavestyring og opfølgningssystem for de respektive afdelinger på hotellet. Endvidere avancerede afregnings- og faktureringsfunktioner, prognose-, statistik- og budgetteringsværktøjer, segmenteret mailing til kunder/emner, økonomisk opfølgning og analyse samt dokumentation for økonomiske bevægelser med integration til udbredte økonomistyringssystemer, herunder Concorde/Navision, Movex, Hogia og Agresso.    Værelsesreservation I SPECTRA findes alternative måder at oprette reservationer på. Reservationsfunktionerne er optimeret til de respektive forretningsgange, der findes på forskellige typer af hoteller hhv. funktionsmæssige afdelinger på hotellet. Dette kan bl.a. ske via traditionel indtastning i reservationsformularen, hvilket er en kendt og meget hurtig fremgangsmåde. Denne reservationsfunktion kan betjenes uden brug af mus, hvilket ofte er ønskeligt grundet de aktuelle arbejdsforhold eksempelvis i receptionen. Forud for oprettelse af en reservation vil brugeren sædvanligvis vælge at aktivere en af systemets belægningsoversigter.         Et alternativ hertil er det grafiske reservationsmodul, som tager udgangspunkt i den grafiske værelsesplan. Værelsesplanen kombinerer et aktivt kalendersystem med gode oversigter over hotellets belægning på både værelsestype og –nummer niveau, yield management parametre samt en lang række øvrige informationer, der er relevante for brugeren i forbindelse med beslutningen omkring en reservationsoprettelse. Ved aktivering af reservationsfunktionen i værelsesplanen åbner systemet mulighed for at brugeren kan reservere værelser ved blot med musen at markere den værelsestype hhv. værelsesnummer for den periode, som svarer til den ønskede varighed af opholdet. Reservation via værelsesplanen har sine fordele i og med at denne er intuitiv og giver et enestående overblik over bl.a. belægning og reservationsfunktion i ét og samme skærmbillede.   Den grafiske værelsesplan kan ligeledes anvendes til omdisponering dvs. flytning af reservationer og ændring af varigheden. Uanset om en reservation oprettes via den traditionelle reservationsformular eller via den grafiske værelsesplan, da er det samme oplysninger i systemet som arkiveres. Dette betyder, at reservationer oprettet vi reservationsformularen også vises i værelsesplanen og omvendt – ligesom vedligeholdelse af reservationerne kan foretages der.       Værelsesreservation – allotmentaftaler SPECTRA omfatter et veludbygget system til håndtering af allotmentaftaler samt allotmentreservationer. Via allotmentmodulet kan aftaler med typisk agenter dokumenteres og selve administrationen heraf automatiseres i meget vidt omfang. Systemet omfatter bl.a. mulighed for særlige prisaftaler, administration af fristdato og fristdage for release, request samt allotmentserier.         Konferencereservationer Konferencesystemet giver det fulde overblik over såvel det simple dagmøde som den komplicerede konference. I konferencesystemet er det muligt at reservere alle former for ydelser, der kan tænkes at være relevant i forbindelse med et arrangement. I lighed med værelsesreservationer findes en traditionel konferencereservationsformular.     Konferencemodulet håndterer information omkring lokaler, værelser, deltagere, av-udstyr, ressourcer, forplejning, diverse ydelser samt korrespondance knyttet til reservationen/ arrangøren. SPECTRAs arrangementsdel tilbyder helt unikke faciliteter i forbindelse med arrangementspakker såvel standardpakker som individuelt tilpassede arrangementer. Uanset kompleksiteten i arrangementet herunder kundens individuelle ønsker klares det meget enkelt og systemet kan beregne en korrekt og for kunden let forståelig pris.   Analog til værelsesplanen findes i konferencemodulet en konferenceplan. Principperne for de to grafiske oversigter og reservationsfunktionerne er de samme, men konferenceplanen giver i tillæg til værelsesplanen mulighed for at reservere både lokaler, ressourcer og værelser. Omdisponering er ligeledes mulig via konferenceplanen.     Korrespondancehåndtering Korrespondance, som udskrives via SPECTRA, arkiveres automatisk i systemets korrespondancestyringsdel. Alle former for tilbud, bekræftelser, kundebreve, mailings osv. genereres automatisk som dokumenter til Microsoft Word for udskrivning på papir eller afsendelse via E-mail. De enkelte dokumenter arkiveres med en reference til reservationen eller kunden, hvortil de er udskrevet. På denne måde undgår brugeren at skulle foretage manuel arkivering, ligesom det er hurtigt og overskueligt at finde et tidligere dokument.     Kasse / Check-ud SPECTRAs kassefunktion håndterer alle arbejdsgange omkring check-ud, varesalg herunder quick-salgsfunktioner med lagerstyring, fakturering, kundereskontro, kasselukning med dokumentation for aflæggelse af kasseregnskab på salgsstedet eksempelvis receptionen osv. SPECTRAs kassemodul har sat nye normer for den fleksibilitet, som brugeren har til rådighed i afregningsøjeblikket, herunder unikke posteringsinstruktioner samt overførsels- og splitfunktioner. Med SPECTRA sikrer De, at gæstens sidste indtryk fra besøget bliver positivt.   Rapporter SPECTRA omfatter mere end 100 avancerede rapporter indenfor bl.a. følgende hovedtemaer; reception, reservationer, bogholderi/økonomi, statistik/analyse, arbejds-/driftslister, agenter/ejere, varer og lagerstyring, systemtilpasning. Rapporter i SPECTRA har integration til andre Windowsbaserede softwareløsninger herunder Microsoft Word og Excel. I tillæg hertil har brugeren, som er autoriseret hertil, mulighed for at udvikle egne rapporter og dermed benytte alle data i SPECTRA aktivt. Denne fleksibilitet giver friheden til ad hoc at tilvejebringe grundlaget for vigtige beslutninger. I en tid med hastige ændringer i de forretningsmæssige betingelser er dette af vital betydning for virksomhedens økonomiske trivsel.