Hotell & Konferenssystem SPECTRA Hotell & Konferenssystem omfattar en komplett samling integrerade programmoduler som hanterar reservation av rum, lokaler, resurser, AV-utrustning och förtäring i form av standard eller individuellt sammansatta arrangemang. Detta med tillhörande uppföljning för respektive avdelning på anläggningen. Vidare finns avancerade avräknings- och faktureringsfunktioner, prognos-, statistik- och budgeteringsverktyg, segmenterade utskick till kunder/prospects, ekonomisk uppföljning och analys samt dokumentation för ekonomiska utfall med integration till etablerade ekonomisystem som exempelvis Navision, Movex, Hogia och Agresso.   Rumsreservation I SPECTRA finns olika sätt att skapa reservationer på. Reservationsfunktionerna är optimerade för olika arbetssätt som finns på olika typer av hotell eller olika funktioner på anläggningen. Rumsreservation kan bl.a. ske via traditionell registrering i ett bokningsformulär, vilket är ett känt och mycket snabbt tillvägagångssätt. Denna reservationsfunktion används med fördel genom snabbtangenterna, vilket ofta är önskvärt med tanke på olika arbetsförhållanden i exempelvis receptionen. Innan skapandet av en reservation aktiverar användaren självklart ett av systemets beläggningsöversikter.           Ett alternativ till detta är den grafiska reservationsmodulen med utgångspunkt i den grafiska rumsöversikten. Rumsöversikten kombinerar ett aktivt kalendersystem  med tydliga översikter över hotellets beläggning på både rumstyp, rumsnummernivå, yield managementparametrar samt en lång rad övriga informationer som är av vikt för användaren i samband med  skapandet av en reservation.Vid aktivering av reservationsfunktionen i rumsöversikten ger systemet möjlighet för användaren att reservera den rumstyp eller det rumsnummer som önskas för perioden. Reservationen via rumsöversikten har sin fördel i att den är intuitiv och ger en enastående överblick över bl a beläggning och reservationsfunktion i en och samma skärmbild.   Den grafiska rumsöversikten kan även användas för omdisponering d.v.s flyttning av reservationer och ändrade vistelsetider. Oavsett om en reservation skapas via det traditionella reservationsformuläret eller via den grafiska rumsöversikten så är det samma upplysningar i systemet som aktiveras. Detta betyder att reservationer som skapas via ett reservationsformulär visas i rumsöversikten och vice versa – liksom uppföljning och förändringar i reservationerna kan genomföras här.          Rumsreservation – allotmentavtal SPECTRA omfattar ett väl utbyggt system för hantering av allotmentavtal samt allotmentreservationer. Via allotmentmodulen kan avtal med agenter dokumenteras och själva admininistrationen automatiseras  i stor omfattning. Systemet omfattar bl.a. möjlighet för särskilda prisavtal, administration av frisläppningsdatum och frisläppningsdagar, förfrågningar samt allotmentserier.         Konferensreservation Konferenssystemet ger full överblick över såväl den lilla dagkonferensen som ett större och mer komplext konferensarrangemang. I konferenssystemet är det möjligt att reservera alla former av tillägg som kan tänkas vara relevanta i samband med ett arrangemang. I likhet med rumsreservationer finns ett traditionellt konferensreservationsformulär.      Konferensmodulen hanterar information gällande lokaler, rum, deltagare, AV-utrustning, resurser, förtäring, diverse tillägg samt korrespondens kopplat till reservationen/arrangören. SPECTRAs arrangemangsdel erbjuder helt unika faciliteter i samband med arrangemanspaket såväl standardpaket som individuellt anpassade arrangemang.   Oavsett komplexitet i arrangemanget enligt kundens individuella önskemål hanteras detta mycket enkelt och systemet kan beräkna ett för kunden lättförståelig pris per person samt för hela arrangemanget.   På samma sätt som den grafiska rumsöversikten finns det i konferensmodulen en konferensöversikt. Principerna för de två grafiska översikterna och reservationsfunktionerna är desamma, men konferensöversikten ger möjlighet att reservera både lokaler, rum och resurser. Omdisponering är möjligt i konferensöversikten på samma sätt som i rumsöversikten.        Korrespondenshantering Korrespondens som skrivs ut via SPECTRA arkiveras automatiskt i systemets korrespondensstyrningsdel. Alla former av offerter, bekräftelser, kundbrev och utskick o.s.v. genereras automatiskt som dokument i Microsoft Word för utskrift på papper eller via E-post. De enskilda dokumenten arkiveras med referens till reservationen eller kunden under vilken de är utskrivna. På detta sätt undviker användaren manuell arkivering och det går snabbt att hitta tidigare dokument.     Kassa / Utcheckning SPECTRAs kassafunktion hanterar alla arbetssätt kring utcheckning, varuförsäljning inklusive snabbkassa med lagerstyrning, fakturering, kundreskontra, kassaavläsning med dokumentation för kassaredovisning på försäljningsstället  - t ex receptionen. SPECTRAs kassamodul har skapat nya normer för flexibilitet, som användaren har nytta av vid avräkningsögonblicket. Däri kan nämnas unika posteringsinstruktioner samt överförings- och delningsfunktioner. Med SPECTRA säkras det att gästens sista intryck från besöket blir positivt. Rapporter SPECTRA omfattar mer än 100 avancerade rapporter inom bl a följande funktioner: Reception, reservation, ekonomi/redovisning, statistik/analys, drift, agenter/ägare, varor/lager och systeminställningar. Rapporter i SPECTRA har integration till andra windowsbaserade mjukvarulösningar, bl a Microsoft Word och Excel. Vidare kan nämnas att en användare med rätt behörighet har möjlighet att utveckla egna rapporter och därmed använda alla data i SPECTRA aktivt. Denna flexibilitet ger verksamheten frihet att kunna utarbeta rapporter, som exempelvis kan ligga till grund för viktiga beslut. I en tid av snabba förändringar i de affärsmässiga förutsättningarna är detta av vital betydelse för verksamhetens ekonomi.