Automatiseret anonymisering af persondata

Anonymiseringsfunktionen i SPECTRA foretager automatisk anonymisering af gæster/kunder, som ikke har givet udvidet samtykke.

Grundkonfigurationen foretages under Systemtilpasning/Manager. Menupunkterne skal dog først aktiveres af superbrugeren på den brugergruppe(r) (med tilhørende brugere), der skal kunne ændre disse opsætninger. 

Gdprmenu

 

Maskering for anonymisering
I nedenstående skærmbillede foretages indstillinger for hvorledes/hvor stor en del af gæstens navn, telefonnummer og e-mail, der skal overskrives.

Gdprindstillinger0


Behold TLD bestemmer om top-level domæne f.eks. .com, .dk bevares eller ej.


Indstilling af tidsperiode og anonymisering af noter
Standard tidsperiode, hvorefter anonymisering af gæsten foretages, er 365 dage. Denne standardindstilling kan ændres i nedenstående skærmbillede. Gæster hvorpå der er registreret udvidet samtykke anonymiseres dog ikke. Se venligst nærmere om udvidet samtykke nedenfor.

En gæst anonymiseres, såfremt denne alene har reservationer, der er ældre end 365(eller anden indstilling) dage og selvsagt ingen fremtidige reservationer. Reservationens alder fastlægges på grundlag af afrejsedatoen. Systemet tager også hensyn til hvilke opgaver, der ligger på gæsten/kunden.

Noter på alle typer af reservationer anonymiseres på grundlag af nedenstående indstillinger.

Gdprindstillinger1
 

Udfør anonymisering manuelt hhv. automatisk
Anonymiseringen gennemføres automatisk ifbm. hver natkørsel.

Der er endvidere mulighed for at starte denne manuelt via nedenstående skærmbillede.

Ved tryk på "Hent data" beregner systemet antal gæster/kunder, reservationer uden kundekort og noter, der skal anonymiseres.

Vælger man herefter "anonymiser", da udføres anonymiseringen. Varigheden heraf er dog begrænset af den angivne tidsbegrænsning under "anonymiser i op til x minutter". Dette med henblik på at begrænse tidsperioden, hvor udførelsen belaster systemet.

Gdpranonymiser


Anonymisering af én gæst hhv. export af persondata til en XML fil
Gæsten søges frem f.eks. via Reservation/søgning og i lokalmenu kan man vælge menupunktet "Anoymiser".

Eksporter persondata foretager eksport af personens registrerede data i systemet til en XML fil.

Adgangen til disse funktioner forudsætter, at man som bruger er tildelt rettighed til dette via den tilhørende brugergruppe.

 

Gdprenperson


Registrering af udvidet samtykke:

Hvis gæsten har givet samtykke til at dennes persondata gemmes i systemet iflg. gældende regler, da kan man krydse "Udv. Samtykke" af. Dette har den konsvekvens, at anonymiseringsprocessen ikke foretager anonymisering af den aktuelle gæst/kunde. 

Logning af ændringer i relation til udvidet samtykke med tilhørende dokumentationen kan foretages i opgavestyringen.

 

Gdprsamtykke