Automatiserad anonymisering av persondata

Anonymiseringsfunktionen i SPECTRA genomför automatisk anonymisering av gäster, som inte har godkänt utökat samtycke.

Grundkonfigurationen görs under Systeminställningar/Manager.

Som utgångspunkt är anonymiseringsfunktionerna inte aktiva. Systemadministratören kan aktivera vilka användargrupper, som skall kunna ändra dessa menypunkter. Ändringen gäller för samtliga användare som tillhör användargruppen.  

Gdprsemenu (2)


Maskering för anonymisering
I nedanstående "Maskering för anonymisering" kan man ange inställningar för hur stor del av gästens namn, telefonnummer och e-post, som systemet ska skriva över i samband med anonymiseringen.

Gdprseindst1 (1)

Behåll TLD betyder, att man behåller top-level-domän t.ex. .com, .se. 

Persondata inställningar - tidsperiod och anonymisering av noteringar

Standardtidsperiod är 365 dagar – dvs. gäster/reservationer som är äldre än 365 dagar och som inte har framtida reservationer anonymiseras. Gäster som har godkänt utökat samtycke anonymiseras inte. Ytterligare information gällande utökat samtycke finns nedan. 

Noteringar på alla typer av reservationer anonymiseras med nedanstående uppsättningar.

 

Gdprseindst2


Utför anonymisering manuellt respektive automatisk
Anonymiseringen körs automatiskt vid varje nattkörning.

Den går även att köra manuellt.

När man trycker på knappen "Hämta", så beräknar systemet antal gäster/kunder, reservationer utan kundkort och noteringar som skall anonymiseras.  

Trycker man sedan "anonymisera" då genomförs anonymiseringen i det antal minuter som är angivet under "anonymisera i upp til X minuter". Syftet är att begränsa tidsperioden som anonymiseringen belastar systemet

Gdprseanonymisering


Anonymisering av en enkel gäst och export av persondata till en XML fil
Gästen kan sökas fram under t ex reservation/sök och i lokalamenyn kan man därefter välja menypunkten Anonymisera eller Exportera personuppgifter (under förutsättning att användaren har rättigheter). 

"Exportera personuppgifter" exporterar registrerade data på personen i systemet till en XML fil.

 

Gdprseenkelgast

 

Registrering av utökat samtycke
Har gästen godkänt utökat samtycke, då kan man kryssa i markeringen "utökat samtycke". Då undantas kunden från anonymiseringsprocessen.

Detaljer i samband med utökat samtycke med tillhörande dokumentationen registreras i uppgiftsstyrningen.

  Gdprsesamtycke